Thuiswerkvergoeding. Welke nieuwe regels zijn van kracht?

18/03


Door de coronacrisis werken veel werknemers noodgedwongen van thuis uit. Omdat er over thuiswerkvergoedingen heel wat onduidelijkheid heerste, heeft de fiscus nieuwe regels vastgelegd voor werkgeverstussenkomsten in thuiswerk.

Die regels zijn van toepassing op de vergoedingen die sinds 1 maart 2021 aan werknemers worden toegekend. De werkgever kan tussenkomen onder de vorm van forfaitaire vergoedingen of door kantoormeubilair of informaticamateriaal ter beschikking te stellen. Welke kosten kunnen door deze vergoedingen gedekt worden? Wie heeft er recht op? Voor welk bedrag? Kunnen meerdere vergoedingen gecumuleerd worden?

Wat bedoelt men met thuiswerk?

Elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd en dewelke op regelmatige basis in de privévertrekken van de werknemer plaatsvinden.

Het werk dient verricht te worden binnen de normale werkuren (dus niet ’s avonds of in het weekend).

Wat bedoelt men met regelmatig?

Het moet gaan om het equivalent van 1 werkdag per week (in voorgaande circulaire was dit 5 dagen de maand) (1 volledige werkdag per week of 2 halve dagen per week of meerdere dagen van een paar uur die worden gepresteerd tijdens de normale arbeidstijd). Bijvoorbeeld iemand die om de ochtendspits te vermijden dagelijks de eerste 2 uur van zijn normale werkdag thuiswerkt en de rest van de werkuren op kantoor verder zet.

Niet structureel thuiswerk is niet bedoeld: komen bv niet in aanmerking, werknemers die hun normale werkuren op de werkvloer of elders presteren, maar daarbuiten bv ’s avonds of in het weekend thuis hun administratie in orde brengen.

Wie komt hiervoor niet in aanmerking?

Bedrijfsleiders en speciale werknemers komen niet in aanmerking; speciale werknemers zijn mensen die onder een speciaal regime vallen zoals een salary split.

Hoeveel bedraagt het forfaitaire bedrag voor de terugbetaling van de kantoorkosten?

"Een werkgever kan een forfaitaire kantoorvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand toekennen aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen. De regering heeft beslist om het maximumbedrag van 129,48 euro per maand voor april, mei en juni 2021 te verhogen tot een maximumbedrag van 144,31 euro per maand."

Welke kosten worden gedekt door de forfaitaire kantoorvergoeding?

Dat zijn alle "kosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen", zoals het "gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte); printer- en computermateriaal (hiermee wordt niet de printer en computer zelf bedoeld, maar bv. papier, een USB-stick, muismatje, inkt, ...); kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen, ...); nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming; onderhoud; verzekering; onroerende voorheffing; en koffie, water, versnaperingen".

Wat bij deeltijdse arbeidsprestaties?

Het maximumbedrag "dat niet evenredig moet worden verminderd"; als een deeltijdse werknemer "effectief structureel en op regelmatige basis" aan thuiswerk doet, "mag de werkgever de maximale forfaitaire kantoorvergoeding dus toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst".

Bijkomend kan het maximumbedrag verhoogd worden met 20,10 of 5 euro wanneer werknemer zijn eigen internet of computer gebruikt (zat ook in voorgaande circulaire)

Internetaansluiting

Wanneer een werknemer zijn 'eigen' internetaansluiting en -abonnement "werkelijk" gebruikt in het kader van "thuiswerk", mag de werkgever "forfaitair" tussenkomen in de kosten daarvan tot "maximum 20 euro per maand".

Computer, enz…

  • wanneer een werknemer zijn "privécomputer" (inclusief "randapparatuur en noodzakelijke software") "werkelijk" gebruikt in het kader van thuiswerk, mag "de tussenkomst van de werkgever forfaitair worden vastgesteld tot maximum 20 euro per maand".
  • gebruikt de werknemer "enkel" een "eigen tweede computerbeeldscherm en/of printer/scanner" (ook hier gaat het om een limitatieve opsomming) voor het thuiswerk (omdat de werkgever de computer ter beschikking stelt), "dan geldt het forfait van 20 euro voor het gebruik van een privécomputer niet". In de plaats daarvan aanvaardt de Administratie dat "een vergoeding van 5 euro per maand per item gedurende maximaal 3 jaar wordt toegekend", maar met "een absolute begrenzing van maximaal 10 euro per maand".
  • gelden slechts voor zover de werkgever "niet op een andere manier" al tussenkomt in de kosten van de internetaansluiting, enz

Kan de forfaitaire kantoorvergoeding gecumuleerd worden met de terugbetaling van de aankoopprijs van kantoormeubilair/informaticamateriaal?

Naast de forfaitaire kantoorvergoeding, kan de werkgever dus wel tussenkomen in andere kosten, en meer bepaald "in de door de werknemer gefinancierde aankoop van kantoormeubilair/informaticamateriaal". Volgens de circulaire gaat het limitatief om het volgende materiaal: "bureaustoel; bureautafel; bureaukast; functionele bureaulamp; een tweede computerbeeldscherm; printer/scanner; toetsenbord; muis, voetmuis, trackpad of trackball [zie hierna]; hoofdtelefoon; specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de PC". Een "ergonomische bureaustoel, bureautafel, muis, trackpad of trackball" kan in aanmerking komen "wanneer de werkgever dit type kantoormeubilair/informaticamateriaal in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer".

Voorwaarde is dat het gebaseerd is op werkelijke bewijsstukken.

Ook hier hoeft voor deeltijdse werknemers het bedrag niet evenredig verminderd te worden.

Hoe verloopt de terugbetaling aan de werknemer?

De administratie aanvaardt niet dat het in 1 keer wordt terugbetaald wanneer de normale gebruiksduur van het materiaal meer dan 1 jaar bedraagt! De normale gebruiksduur" van het materiaal (bedraagt, volgens de circulaire, 10 jaar voor een bureaustoel, -tafel en -kast; 5 jaar voor een bureaulamp; en 3 jaar voor een tweede computerbeeldscherm, printer/scanner en andere randapparatuur).

Restwaarde voordeel alle aard:

Van een belastbaar voordeel van alle aard kan er wel sprake zijn wanneer de beroepsactiviteit of het thuiswerk wordt beëindigd "vóór het verstrijken van de normale gebruiksduur van de investeringen" en "de werknemer de reële restwaarde (of een deel ervan) niet moet terugbetalen aan de werkgever".

Uitgesloten terugbetalingen:

Een belastbaar voordeel van alle aard zal zich ook voordoen als het gaat om "de terugbetaling van investeringen die een privéuitgave zijn" (bv. de terugbetaling van "alle meubilair dat onroerend door bestemming wordt doordat het in de muur of vloer is ingewerkt of eraan is vastgehecht), of om "de terugbetalingen van uitgaven die de aard van eigen kosten van de werkgever op onredelijke wijze overstijgen".

Kan de forfaitaire kantoorvergoeding gecumuleerd worden met de terbeschikkingstelling van kantoormeubilair/informaticamateriaal?

"De belastingadministratie aanvaardt dat de terbeschikkingstelling van bepaalde goederen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze uit te voeren geen aanleiding geeft tot het belasten van een voordeel van alle aard. Meer bepaald gaat het dan beperkend om de terugbetaling van een bureaustoel, een bureautafel, een bureaukast, een functionele bureaulamp, een tweede computerbeeldscherm, een printer/scanner, een toetsenbord, een muis, een voetmuis, een trackpad of trackball, een hoofdtelefoon, en/of specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc. Deze terbeschikkingstelling heeft geen invloed op het bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding. Die betreft immers de terugbetaling van andere kosten".

Van een belastbaar voordeel zal er enkel sprake zijn in volgende gevallen:

  • goederen "die de behoeften van thuiswerk op onredelijke wijze overstijgen (bv. een dure design bureaulamp, ...)".
  • als de werknemer de ter beschikking gestelde goederen mag behouden "na de beëindiging van de beroepsactiviteit of het thuiswerk". De "reële restwaarde" op dat ogenblik vormt dan een belastbaar voordeel van alle aard (desgevallend verminderd met "de eigen bijdrage van de werknemer").

Wanneer is deze nieuwe regelgeving in werking getreden?

De circulaire is op 1 maart 2021 in werking getreden, maar de administratie zal rekening houden met de erin opgenomen principes voor thuiswerksituaties die zich sinds 1 januari 2020 hebben voorgedaan. De circulaire doet geen afbreuk aan de rulings die van kracht zijn.

Indien je meer informatie wenst over deze update neem dan gerust contact op met jouw Finivo adviseur.

We’re always looking for talented people.

Kom jij ons team versterken?

Meer nieuws lezen? Check ook deze:

Nieuwe Vlaamse steunmaatregelen

02/04

Nieuwe Vlaamse steunmaatregelen
Finivo houdt jullie graag op de hoogte van de nieuwste steunmaatregelen die de overheid lanceert. Daarom lichten we in deze nieuwsflash de extra Vlaamse steunmaatregel 5 en het 'Globalisatiemechanisme' toe.Vlaams beschermingsmechanisme 5 Wie kan deze pre…
Lees meer

Vanaf wanneer wordt mijn vennootschap juridisch en fiscaal als een grote vennootschap beschouwd en wat zijn de gevolgen hiervan?

29/03

Vanaf wanneer wordt mijn vennootschap juridisch en fiscaal als een grote vennootschap beschouwd en wat zijn de gevolgen hiervan?
VRAAG VAN DE ONDERNEMER You can count on us. Elke week beantwoordt FINIVO jullie fiscale of financiële vraagstukken. Deze week ontvingen we de volgende vraag van een ondernemer: “Vanaf wanneer wordt mijn vennootschap juridisch en fiscaal als een grote v…
Lees meer

Corona update: Nieuw fiscaal steunpakket.

18/03

Corona update: Nieuw fiscaal steunpakket.
Corona update: Nieuw fiscaal steunpakket. De economische impact van het virus blijft zeer groot. Daarom besloot de federale regering enkele nieuwe steunmaatregelen goed te keuren en het bestaande steunpakket voor zelfstandigen, bedrijven en kwetsbare per…
Lees meer